Comunicación entre mentores e instituciones de EFP

Elementos de comunicación y transacciones

La palabra “comunicación” deriva del latín (communicare) en el sentido de comunicar, consultar, discutir. A través de la comunicación, intercambiamos conocimientos, información y experiencia, nos comunicamos, persuadimos, difundimos o controlamos a personas que son distintas de uno u otro modo. Se trata de procesar información sobre la comunicación mutua.

El proceso de comunicación es un proceso de intercambio de información (in-formare = poner algo en forma, diseño que puede dar forma a algo, aclaración, etc.). La comunicación hace referencia a un proceso de transmisión de información con el fin de la comunicación mutua. El proceso de comunicación es una interacción continua y dinámica entre un emisor y un receptor y se ve afectada por muchas variables.

 

Elementos de la comunicación

Existen siete elementos en el proceso de comunicación. Son  los siguientes:

  1. Emisor

El emisor es una persona que trata de expresar un mensaje con la intención de ofrecer información e ideas a otra persona.

  1. Ideas, Información

Esta es la pieza central de la comunicación o el asunto de la comunicación. Puede ser un pensamiento, opinión, creencia, visión, sentimiento, órdenes, sugerencias o consejos.

  1. Codificación

Para expresar un mensaje que sea bastante teórico e intangible, el mensaje debe expresarse en forma de símbolos (palabras, imágenes, acciones y demás). La conversión del asunto del mensaje en estos símbolos es el proceso de codificación.

  1. Canal de comunicación

El emisor elige el canal para enviar la información necesaria. Los canales a través de los que se transmite la información pueden ser formales o informales.

  1. Receptor

El receptor es la persona a la que va dirigido el mensaje y quien recibe el mensaje. Es la persona que trata de comprender el significado del mensaje recibido.

  1. Decodificación

La decodificación es el proceso de conversión del mensaje recibido de manera que el significado sea comprensible para el receptor.

  1. Feedback

El feedback representa el proceso por el que se garantiza que el receptor ha recibido el mensaje y, más importante, que el receptor ha comprendido el mensaje con el significado que pretendía el emisor.

 

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Estilos de comunicación

Transmitimos mensajes a través de comunicación verbal y/o no verbal. Mientras la comunicación verbal sirve para expresar ideas e información objetiva y subjetiva, la comunicación no verbal debe complementar la comunicación verbal. La función de la comunicación no verbal es expresar sentimientos y expresa la personalidad de la persona que comunica.

Los elementos de la comunicación no verbal son:

  • Elementos paralingüísticos: entonación, tono de voz
  • Posturas corporales: cenestesia (movimiento y postura corporal) y proxémica (distancia o proximidad corporal)
  • Expresiones faciales

 

Es importante que nuestros mensajes sean consecuentes o congruentes. La congruencia es el acuerdo entre un enunciado verbal y el lenguaje corporal. Esto significa que todos los aspectos comunicativos como las palabras, entonación o lenguaje corporal sean armónicos. Por el contrario, la incongruencia implica un desacuerdo entre el mensaje verbal y el no verbal.

 

Habilidades de comunicación eficientes

Escucha activa

La escucha es una habilidad importante y tiene un impacto fundamental en la calidad de nuestras relaciones. La escucha activa significa que le prestas al hablante tu atención exclusiva y reconoces el mensaje.

La escucha activa debe incluir lo siguiente:

  • Ser consciente de lo no verbal.
  • Al escuchar, expresar interés en la persona que habla y en el tema.
  • Utilizar tu propio lenguaje corporal y gestos para mostrar tu interés.
  • No permitir que tus propios filtros personales, suposiciones y creencias distorsionen lo que oyes.
  • Recordar que tu papel como oyente es comprender lo que se está diciendo.
  • Tratar de no interrumpir ya que esto podría frustrar al hablante y limitar el completo entendimiento del mensaje.
  • Realizar preguntas abiertas.

 

Realizar preguntas

Realizar la pregunta adecuada está en el centro de las comunicaciones eficaces y el intercambio de información.

Una pregunta cerrada normalmente recibe una respuesta muy corta o una sola palabra. Por ejemplo: “¿Entiendes?”. La respuesta es “Sí” o “No”.

Sin embargo, las preguntas abiertas provocan respuestas más largas. Normalmente empiezan por: qué, por qué, cómo. Una pregunta abierta pide a quien responde sus sentimientos, opinión o conocimientos.

Por ejemplo: “¿qué opinas sobre el tema?”, “¿por qué crees que el tema es interesante?”

Las preguntas abiertas ofrecen el entorno para establecer compenetración, relación y animan a la otra persona a compartir sus ideas, sentimientos y opiniones.

 

Técnicas eficaces de resolución de conflictos

Las personas responden de distintas maneras al conflicto y los mismos individuos responden de forma diferente ante distintas circunstancias. Según la actitud general del individuo ante el conflicto, el estilo predominante de respuesta del individuo ante el conflicto es diferente. Además una respuesta específica en una situación concreta se ve influenciada por otros factores como: circunstancias concretas, humor, relación con la otra persona y entorno social.

Nuestro estilo dominante de respuesta a un conflicto está relacionado con la idea de nosotros mismos, los demás y la idea del mundo o nuestro marco de referencia. Esto último es nuestra imagen de la realidad y muestra cómo nos relacionamos con nosotros mismos, los demás y el mundo. Se forma a través de la educación e influencias ambientales y nuestras experiencias. Su función es interpretar y responder a la realidad basándonos en un marco de referencia.

Existen cinco tipos de repuestas según la importancia del interés personal y la importancia de la relación.

 

 

Estos son:

  • Dominar: (lo importante es lograr objetivos, la relación no es importante). Se caracteriza por el supuesto de que una parte gana y el resto pierde.
  • Colaborar: (el logro de objetivos y la relación son igualmente importantes). Un grupo puede aprender a permitir que cada participante contribuya con la posibilidad de crear una solución compartida que todos puedan apoyar.
  • Comprometerse: (el logro de objetivos y la relación son importantes, cada parte cede algo con el fin de lograr un compromiso). El concepto es que todos ceden algo de lo que quieren y nadie consigue todo lo que pretende.
  • Rendirse: (no es importante lograr objetivos ni la relación). Significa que la persona ignora o se rinde ante el conflicto. Se elige este método cuando la incomodidad o la confrontación superan la posible recompensa de la resolución del conflicto.
  • Acomodarse: (lograr objetivos es menos importante que la relación). Acomodarse es una estrategia en la que una parte cede a los deseos o requerimientos de la otra.

 

Formas de ofrecer feedback

Ofrecer feedback es una técnica de conversación que sirve para ofrecer o recibir feedback constructivo (verbal o no verbal). El feedback pretende crear conciencia de los comportamientos y corregirlos cuando sea necesario. Para que el feedback no sea ofensivo, es necesario seguir las reglas (enviar mensajes de YO, criticar los comportamientos en lugar de a la persona, incluir elementos positivos y demás)

Al ofrecer feedback es importante tener en cuenta lo siguiente:

  • Ser muy específicos

El feedback se debe centrar en las tareas, ser claro como el agua e ir al grano. Concretar los comportamientos, reacciones… específicos.

  • Feedback inmediato

Ofrecer inmediatamente el feedback o en el plazo más corto posible después de la situación sobre la que se ofrece el feedback. Si se dejan sin comentar, los problemas se repetirán y se pueden multiplicar en un efecto dominó.

  • Ofrecer feedback en privado

Nunca criticar en público. Incluso los halagos a algunas personas es mejor ofrecerlos en privado, en lugar de señalarlos en un escenario público

  • Acabar con una nota positiva

El objetivo de una crítica constructiva siempre debe ser ayudar a alguien a mejorar y volver sobre errores pasados en tus comentarios de cierre le dejará con una impresión negativa.

  • Centrarse en el comportamiento, no en la personalidad

Centrarse en sus comportamientos (lo que hacen) en lugar de en sus rasgos de personalidad (cómo son).