Transferencia de Conocimientos Mediante el Mentoring

Desarrollo de Estrategias para Facilitar la Transferencia de Conocimientos Mediante el Mentoring

La transferencia de conocimientos no es únicamente un problema de eficiencia empresarial – también tiene impacto sobre la contratación y retención.

“Hemos aprendido, por ejemplo que los trabajadores/as perciben un programa de formación y desarrollo de empleados a través de un mentor como una manera en la que las organizaciones los valoran” afirma Eric Burns, cofundador de Panopto.

La pérdida de conocimientos cuando se van los empleados no solo impacta en todas las empresas, también hay otras razones empresariales razonables para implantar una estrategia de transferencia de conocimientos. Compartir conocimientos es un método efectivo para complementar la formación de la empresa y los esfuerzos internos. Tener una estrategia para captar los conocimientos de los empleados clave es una forma eficiente de complementar la formación corporativa más estructurada que puede no ser capaz de evolucionar lo suficientemente rápido para la manera en la que está cambiando el negocio. En el actual clima empresarial competitivo, corresponde a las empresas de todos los tamaños desarrollar una estrategia para facilitar la transferencia de conocimientos.

Algunos obstáculos frente a la transmisión de conocimientos:

  1. Herramientas. La empresa puede no tener las herramientas adecuadas para facilitar el proceso de transmisión de conocimientos, o los empleados pueden no tener la confianza para utilizar la tecnología existente. La realidad es que preservar el conocimiento organizativo no tiene por qué ser complicado. Puede ser tan sencillo como grabar una reunión o capturar una pantalla compartida.
  2. A los empleados no les gusta verse como expertos o creen que lo que hacen no es suficientemente importante como para compartirlo con otros. Para evitarlo, las empresas deben crear una cultura corporativa en la que se valore y espere la enseñanza informal y los conocimientos compartidos. La transferencia de conocimientos se debe considerar una práctica diaria normal y todos los empleados – desde el nivel directivo hacia abajo – deben ser animados a hacerlo.
  3. Existe una percepción persistente de que conservar los conocimientos es caro. Esto es especialmente cierto con relación a la conservación en video, que muchos creen que requiere contenidos muy pulidos. Esto no es cierto. Los valores de producción no tienen por qué tener un nivel profesional. Muchos empleados hoy en día tienen teléfonos móviles y ordenadores portátiles con cámaras web, lo que les facilita y abarata el uso del video para captar y conservar sus conocimientos únicos.

Consejos para facilitar la transferencia de conocimientos:

Aquí enumeramos algunos consejos para las empresas interesadas en impulsar la transferencia de conocimientos:

  • Compartir conocimientos debería ser una parte de un ecosistema mayor, que incluya un sistema de gestión de aprendizaje efectivo y diseño sólido de arquitectura de la información.
  • Instruir a los creadores de contenidos para que hagan sus piezas cortas y simples.
  • Animar a los empleados, especialmente a los que tienen reparo a la hora de compartir sus conocimientos, a tener confianza compartiendo la autoría de los contenidos de manera colaborativa.
  • Evitar que el sistema se convierta en una base desorganizada de desechos creando depósitos de almacén que sean intuitivos y fáciles de localizar.
  • Designar a un individuo o equipo para que actúe/n como administradores de depósitos de contenidos específicos.
  • Para animar la práctica de transferencia de conocimientos en la organización, reconoce y recompensa a los empleados que lo hagan de manera eficaz.

 

El mentoring se utiliza habitualmente para describir un proceso de Transferencia de Conocimientos  y de aprendizaje en el que un miembro existente de la plantilla o uno externo orienta a las personas recién venidas o menos experimentadas en una tarea y les ayuda a desarrollar habilidades, actitudes y competencias profesionales (Johnson y Ridley, 2008; Edelkraut y Graf, 2011). El mentoring puede ayudar a mejorar la productividad, reducir la frustración de los empleados, conservar los conocimientos organizativos y mejorar el balance.

Según las organizaciones que utilizan el mentoring, las redes sociales se pueden utilizar para la comunicación con los mentores y la monitorización, ofreciendo también otras ventajas. El uso de las redes sociales apoya el aprendizaje social: fórums, blogs, mercados virtuales, amplían el mentoring tradicional cara a cara, permitiendo que el mentoring tenga lugar a distancia y en distintos periodos de tiempo.

Las relaciones dentro de los procesos de mentoring a menudo se dividen en informales y formales:

El mentoring informal se crea de manera espontánea o se inicia por un interés especial, p.ej. cuando el tutelado es un posible empleado. Una relación informal de mentoring puede ser necesaria para que una persona tutelada se acerque al mentor con sus intenciones.

Algunas ventajas son una relación de confianza y respeto entre los socios, alto nivel de compatibilidad y cooperación y flexibilidad de la relación. Este tipo de relación tiene el riesgo de la ambigüedad y la tensión cuando llega a ser demasiado intensa y existe una rara posibilidad de ser utilizada en grupos. La forma más utilizada de aprendizaje en este contexto es la informal. Las redes sociales ayudan a este tipo de mentoring.

El mentoring formal a menudo lo fomenta y apoya la organización, que también ofrece herramientas a los participantes para un proceso eficaz. Aspectos como las dificultades para reducir el riesgo de unas relaciones pobres o con menos flexibilidad entre el mentor y los tutelados y del proceso de mentoring son inconvenientes.

Las relaciones de mentoring formal son más adecuadas para utilizar sistemas de e-Learning y basados en internet, que pueden apoyar el mentoring formal. El tipo de mentoring adecuado para una organización depende de sus necesidades empresariales y de cualificación y de las necesidades de las personas tuteladas. El éxito dependerá de si las partes implicadas en el proceso de mentoring tienen las habilidades necesarias y si el contexto de la organización lo favorece.