Komunikacija med mentorji in institucijami poklicnega izobraževanja

 

Komunikacijski elementi in transakcije

Beseda “komunikacija” izhaja iz latinske besede communicare, kar pomeni komunicirati, se posvetovati, razglabljati. Skozi komunikacijo izmenjujemo znanje, informacije in izkušnje, komuniciramo, prepričujemo, širimo ali kontroliramo ljudi, ki so na takšen ali drugačen način drugačni. Je procesiranje informacij o obojestranski komunikaciji. 

Komunikacijski proces je proces izmenjave informacij (in-formare= dati nekaj v obliko, oblikovati, da lahko nečemu da obliko, razjasnitev itd.). Komunikacija se nanaša na proces prenašanja informacij, z namenom vzajemne komunikacije. Komunikacijski proces je stalna in dinamična interakcija med pošiljateljem in prejemnikom, nanjo pa vpliva veliko variabel. 

 

Elementi komunikacije

Obstaja sedem elementov procesa komunikacije. Sledijo si:

  1. Pošiljatelj
    Pošiljatelj je oseba, ki želi podati sporočilo, z namenom prenosa informacij ali idej drugi osebi.
  2. Ideje, informacije
    To je osrednja točka komunikacije ali predmet komunikacije. To je lahko misel, mnenje, prepričanje, pogled, občutek, navodila, predlogi ali nasvet.
  3. Šifriranje
    Da se preda sporočilo, ki je bolj teoretično in neoprijemljivo, ga je treba podati v obliki simbolov (besede, slike, dejanja itd.). Prevod predmeta sporočila v te simbole je šifriranje.
  4. Komunikacijski kanal
    Pošiljatelj izbere kanal za pošiljanje potrebne informacije. Kanali so lahko formalni ali neformalni.
  5. Prejemnik
    Prejemnik je oseba, kateri je namenjeno sporočilo in ki prejme sporočilo. To je oseba, ki poskuša razumeti pomen prejetega sporočila.
  6. Dešifriranje
    Dešifriranje je proces konvertiranja prejetega sporočila na takšen način, da je njegov pomen razumljiv prejemniku.
  7. Povratna informacija
    Povratna informacija je proces, s katerim se prepričamo, da je prejemnik prejel sporočilo in še pomembnejše, da ga je razumel na enak način, kot pa se ga je pošiljatelj namenil podati.

 

Source: https://www.communicationtheory.org/wp-content/uploads/2011/06/shannon_weaver_model.jpg

 

Komunikacijski stili

Svoja sporočila podajamo skozi verbalno ali neverbalno komunikacijo. Verbalna komunikacija je za izražanje idej, objektivnih in subjektivnih informacij, neverbalna komunikacija pa jo mora dopolnjevati. Funkcija neverbalne komunikacije je izražanje čustev in izražanje osebnosti osebe, ki komunicira. 

Elementi neverbalne komunikacije so: 

  • Paralingvistični elementi: intonacija, ton glasu
  • Telesna drža: kinestetična (gibanje in telesna drža) in bližinska (razdalja ali bližina telesa)
  • Obrazna mimika

Pomembno je, da so naša sporočila konsistentna in skladna. Konsistentnost je usklajenost verbalne stvari, ki jo izrečemo in govorice telesa. To pomeni, da so vsi komunikacijski aspekti, npr. besede, intonacija in drža telesa harmonizirani. V nasprotnem primeru, nekonsistentnost pomeni neujemanje verbalnega in neverbalnega sporočila.

 

Veščine učinkovite komunikacije

Aktivno poslušanje

Poslušanje je pomembna veščina, ki ima ogromen vpliv na kvaliteto naših odnosov. Aktivno poslušanje pomeni, da damo govorcu vso pozornost in da priznavamo njegovo sporočilo.

Aktivno poslušanje mora vsebovati naslednje:

  • Zavedajte se neverbalne govoriceAktivno poslušanje mora vsebovati naslednje:
    Zavedajte se neverbalne govorice
    Ko poslušate, izrazite interes za osebo, ki govori ali za njeno sporočilo.
    Uporabite tudi vašo lastno govorico telesa, da pokažete, da ste prisotni.
    Ne dovolite, da vaši osebni filtri, predpostavke in prepričanja izkrivijo kaj slišite.
    Ne pozabite, da je vaša vloga poslušalca to, da razumete, kaj je povedano.
    Poskusite ne prekinjati, saj lahko to frustrira govorca in omeji razumevanje celotnega sporočila.
    Postavljajte odprta vprašanja.
  • Ko poslušate, izrazite interes za osebo, ki govori ali za njeno sporočilo.
  • Uporabite tudi vašo lastno govorico telesa, da pokažete, da ste prisotni.
  • Ne dovolite, da vaši osebni filtri, predpostavke in prepričanja izkrivijo kaj slišite. 
  • Ne pozabite, da je vaša vloga poslušalca to, da razumete, kaj je povedano. 
  • Poskusite ne prekinjati, saj lahko to frustrira govorca in omeji razumevanje celotnega sporočila. 
  • Postavljajte odprta vprašanja.

Postavljanje vprašanj

Postavljanje pravih vprašanj je ključno pri učinkoviti komunikaciji in izmenjavi informacij.

Zaprto vprašanje po navadi dobi zelo kratek odgovor ali samo eno besedo. Npr. “Ali razumeš?”. Odgovor je “Da” ali “Ne”. 

Odprta vprašanja pa spodbujajo daljše odgovore. Po navadi se začnejo z kaj, zakaj, kako. Odprto vprašanje sprašuje tistega, ki odgovarja o njegovih čustvih, mnenju ali znanju.

Npr. “Kaj si misliš o tem?”, “Zakaj ti je to zanimivo?”. 

Odprta vprašanja nudijo okolje za vzpostavitev dobrih odnosov, razmerij in spodbujajo drugo osebo, da deli svoje ideje, občutke in mnenja. 

Učinkovite tehnike reševanja konfliktov 

Ljudje se različno odzivajo na konflikte in taisti ljudje se odzivajo različno v različnih okoliščinah. Od posameznikovega splošnega odnosa do konflikta je odvisen posameznikov dominanten stil odziva na konflikt. Prav tako je specifičen odziv v dani situaciji pod vplivom ostalih faktorjev, npr. konkretne okoliščine, razpoloženje, razmerje do drugega in družbeno okolje.

Naš dominanten stil odziva na konflikt je povezan z idejo, ki jo imamo o sebi, o drugih in idejo o svetu ali okviru naših referenc. Zadnje je naša slika realnosti in kaže v kakšnem odnosu smo do sebe, drugih in sveta. Oblikuje se skozi izobrazbo, vplive iz okolja in naše izkušnje. Njena funkcija je interpretirati in se odzvati na resničnost na podlagi okvira referenc.

To so:

  • Dominacija (pomembno je, da dosežemo svoj cilj, odnos ni pomemben). Tukaj je predpostavka, da ena stran zmaga, vsi ostali pa zgubijo. 
  • Sodelovanje (doseganje ciljev in odnos sta enako pomembna). Skupina se lahko nauči, da dopusti vsakemu udeležencu, da prispeva in da je možnost skupnega kreiranja rešitve, ki jo lahko vsi podprejo. 
  • Kompromis (cilji in odnosi so pomembni, vsak se nečemu odpove, da se doseže kompromis). Vsak se malo odpove tistemu, kar hoče in nihče ne dobi vsega, kar hoče.    
  • Umik (doseganje ciljev in odnosi niso pomembni). Pomeni, da oseba ignorira ali se umika konfliktu. To metodo se izbere, kadar je nelagodje zaradi soočenja večje od potencialne nagrade ob rešitvi konflikta.
  • Ugoditev (doseganje ciljev je manj pomembno kot odnos). Ugajanje je strategija, ko ena stran ugodi željam ali zahtevam drugega.

 

Načini dajanja povratne informacije

Dajanje povratne informacije je tehnika pogovarjanja, ki je namenjena temu, da damo ali sprejmemo konstruktivno povratno informacijo (verbalno ali neverbalno). Povratna informacija želi dati pozornost na obnašanja in jih popraviti, če je to potrebno. Da z njo ne užalimo, moramo nujno slediti pravilom (uporabljamo JAZ stavke, kritika obnašanja, ne celotne osebe, vključujemo pozitivne elemente itd.).

Ko dajemo povratno informacijo, je pomembno, da imamo v mislih naslednje: 

  • Bodite zelo specifični

Povratna informacija mora biti čisto jasna, točna, razločna. Specificirajte točno določeno obnašanje, reakcijo,…

  • Takojšnja povratna informacija

Povratno informacijo dajte takoj ali v najkrajšem možnem času po situaciji, o kateri dajete povratno informacijo. Če boste tiho, se obnašanje lahko ponavlja in sproži domino efekt. 

  • Povratno informacijo dajajte na samem

Nikoli ne kritizirajte v javnosti. Nekateri imajo raje, da se jih celo pohvali zasebno, kot pa da so javno izpostavljeni. 

  • Zaključite pozitivno

To, da nekomu pomagate, da se izboljša, bi moral biti stalen cilj konstruktivne kritike. To, da na koncu ponavljate pretekle napake, bo na drugega pustilo slab vtis. 

  • Osredotočite se na obnašanje, ne na osebnost

Osredotočite se na obnašanje (kaj počnejo) in ne na njihove osebnostne lastnosti (kakšni so).