Prenos znanja skozi mentorstvo

Razvijanje strategij za olajšanje prenosa znanja skozi mentorstvo

Prenos znanja se ne tiče zgolj poslovne učinkovitosti – vpliva tudi na zaposlovanje in retencijo.

“Naučili smo se, npr., da zaposleni dojemajo mentorsko orientirano usposabljanje in razvojni program kot dokaz, da jih podjetje ceni,” je dejal soustanovitelj Panopta Eric Burns.

Ni samo izguba specialističnega znanja tista, ki prizadene podjetje, ko zaposleni odide. Obstajajo tudi drugi  trdni poslovni razlogi za implementacijo strategije prenosa znanja. Deljenje znanja je učinkovita metoda, ki doda k organizacijskemu usposabljanju in on-boardingu. Imeti strategijo za zajetje znanja ključnih zaposlenih, je učinkovit način, da se še doda k strukturiranemu organizacijskemu usposabljanju, ki se drugače mogoče ni sposoben tako hitro prilagajati spreminjajočemu poslovnemu okolju. V sodobnem tekmovalnem okolju, je dobro, da podjetja vseh velikosti razvijejo strategije lajšanja prenosa znanja. 

Nekaj ovir, do katerih lahko pride pri lajšanju deljenja znanja:

  1. Orodja. Podjetje morda nima primernega orodja za lajšanje prenosa znanja ali pa zaposleni morda nimajo samozavesti, da bi uporabljali tehnologijo, ki obstaja. Realnost je, da ohranjanje znanja v organizaciji ni nujno zapletena. Lahko je tako preprosto, kot je npr. snemanje sestanka ali shranitev strani, ki se deli.
  2. Zaposleni sami sebe nimajo za strokovnjake ali pa se jim ne zdi, da je to, kar počnejo, toliko pomembno, da bi bilo vredno deliti z ostalimi. Podjetja morajo zato ustvariti organizacijsko kulturo, v kateri vlada miselnost, da je neformalno učenje in deljenje znanja z ostalimi cenjeno in pričakovano. Prenašanje znanja bi moralo biti dojeto kot normalna vsakodnevna praksa in vsi zaposleni – od vodij navzdol – bi morali biti spodbujani, da to počnejo.
  3. Obstaja trajajoča percepcija, da je ohranjanje znanja drago. To še posebej velja za video ohranjanje, saj mnogi menijo, da to zahteva zelo urejeno vsebino. Kar pa ni res… ni nujno, da je produkcija profesionalna. Večina zaposlenih danes ima telefone in računalnike s kamerami, ki na poceni in enostaven način omogočajo zajetje in ohranitev njihovega edinstvenega znanja.

Nasveti za lažji prenos znanja:

Nasveti podjetjem, ki želijo gojiti deljenje znanja, nasveti za lajšanje prenosa znanja:

  • Deljenje znanja bi moral biti del večjega ekosistema, ki vključuje učinkovit sistem upravljanja učenja in trden dizajn informacijske arhitekture.
  • Učite tiste, ki usposabljajo, da imajo kratko in preprosto vsebino.
  • Opogumljajte zaposlene, še posebej tiste, ki jim je nerodno deliti svoje znanje, da dobijo samozavest, tako, da sodelujete z njimi pri soustvarjanju vsebine.
  • Preprečite, da sistem postane neorganizirano odlagališče in ustvarite repozitorij oz. skladišče, po katerih se znanje enostavno išče in so intuitivni.
  • Določite osebo ali skupino, ki bo upravnik specifičnih skladišč vsebin.
  • Da opogumite prakso prenosa znanja preko cele organizacije, prepoznajte in nagradite zaposlene, ki so pri tem uspešni.

 

Mentoriranje je splošno uporabljen izraz, ki opisuje procese učenja, v katerih obstoječi zaposleni ali zunanji sodelavec vodi nove zaposlene ali manj izkušene ljudi, tekom opravljanja nalog in jim pomaga pri razvoju profesionalnih veščin, kompetenc in vedenja (Johnson in Ridley, 2008; Edelkraut in Graf, 2011). Mentorstvo lahko pomaga zvišati produktivnost, zmanjša frustracije zaposlenih in ohranja  ter nenazadnje izboljša znanje znotraj organizacije.

Po mnenju organizacij, ki uporabljajo mentorstvo, so lahko tudi družbena omrežja uporabljena za komunikacijo z mentorji in za nadzorovanje , imajo pa še dodatne prednosti. Uporaba družbenih omrežij podpira socialno učenje; forumi, blogi, virtualne tržnice – nadgradijo tradicionalno mentoriranje ena na ena in dovolijo, da se mentorstvo izvaja tudi na daljavo in v različnih časovnih obdobjih.

Odnosi znotraj mentorskih procesov se načeloma delijo na formalne in neformalne:

Neformalno mentoriranje je ustvarjeno spontano ali je iniciirano s specifičnim interesom, ko je npr. mentoriranec potencialni zaposleni. Neformalno mentoriranje se lahko vzpostavi tudi, ko mentoriranec pristopi k mentorju in ga vpraša za nasvet. 

Prednosti so odnos zaupanja in spoštovanja med partnerji, visoka stopnja kompatibilnosti, sodelovanja in fleksibilnost razmerja. Take vrste razmerje ima tveganje, da postane nejasno ali napeto, ko postane preveč intenzivno in manj možnosti je, da se aplicira na skupine. Najbolj uporabljena oblika učenja v tem primeru je iformalna. Družbena omrežja podpirajo takšen tip mentoriranja.

Formalno mentoriranje je velikokrat olajšano in podprto s strani organizacije, ki prav tako omogoči orodja za udeležence, da je proces lahko učinkovit. Slabosti so lahko slaba povezava mentorja in mentoriranca, čemur sledi tudi manj fleksibilnosti v samem odnosu in procesu. Formalna mentorska razmerja so primernejša za uporabo e-učenja in sistemov na spletu. Primeren tip mentorstva za organizacijo je odvisen od same panoge, potrebnih kvalifikacij ter potreb mentorirancev. Uspeh bo odvisen od tega ali imata strani, vključeni v proces, potrebne veščine in od tega ali je kontekst organizacije podpirajoč.