Kommunikation zwischen Mentor/innen und Berufsbildungseinrichtungen

 

Kommunikationselemente und Transaktionen

Das Wort "Kommunikation" leitet sich vom Lateinischen (communicare) im Sinne von Kommunikation, Beratung, Diskussion ab. Durch Kommunikation tauschen wir Wissen, Informationen und Erfahrungen aus, kommunizieren, überzeugen, verbreiten oder kontrollieren Menschen, die auf die eine oder andere Weise anders sind. Es geht um die Verarbeitung von Informationen über gegenseitige Kommunikation.

Der Kommunikationsprozess ist ein Prozess des Informationsaustauschs (in-formare = etwas, das in Form gebracht wird, ein Design, das etwas formen kann, eine Klarstellung usw.). Die Kommunikation bezieht sich auf einen Prozess der Informationsübertragung zum Zweck der gegenseitigen Kommunikation. Der Kommunikationsprozess ist eine kontinuierliche und dynamische Interaktion zwischen Sender/in und Empfänger/in und wird von vielen Variablen beeinflusst.

 

Elemente der Kommunikation

Es gibt sieben Elemente des Kommunikationsprozesses. Sie lauten wie folgt:

  1. Absender/in

Der/die Absender/in ist eine Person, die beabsichtigt, eine Nachricht zu übermitteln, um Informationen und Ideen an eine andere Person weiterzugeben.

  1. Ideen, Informationen

Dies ist das Herzstück der Kommunikation oder der Gegenstand der Kommunikation. Dies kann ein Gedanke, eine Meinung, ein Glaube, eine Ansicht, ein Gefühl, ein Befehl, ein Vorschlag oder ein Rat sein.

  1. Verschlüsselung

Um eine Nachricht zu übermitteln, die eher theoretisch und nicht greifbar ist, sollte sie in Form von Symbolen (Wörter, Bilder, Handlungen usw.) übermittelt werden. Die Umwandlung des Gegenstands der Nachricht in diese Symbole erfolgt durch die Verschlüsselung.

  1. Kommunikationskanal

Der/die Absender/in wählt den Kanal zum Senden der erforderlichen Informationen. Die Kanäle, über die die Informationen übertragen werden, können entweder formell oder informell sein.

  1. Empfänger/in

Der/die Empfänger/in ist die Person, für die die Nachricht bestimmt ist und die die Nachricht erhält. Dies ist die Person, die versucht, die Bedeutung der empfangenen Nachricht zu verstehen.

  1. Entschlüsselung

Bei der Entschlüsselung wird die empfangene Nachricht so konvertiert, dass die Bedeutung für den/die Empfänger/in verständlich ist.

  1. Rückmeldung

Die Rückmeldung stellt den Prozess dar, bei dem sichergestellt wird, dass der/die Empfänger/in die Nachricht erhalten hat, und vor allem, dass der/die Empfänger/in die Nachricht im gleichen Sinne verstanden hat, wie es der/die Absender/in gemeint hat.

 

Source: https://www.communicationtheory.org/wp-content/uploads/2011/06/shannon_weaver_model.jpg

 

Kommunikationsstile

Wir übermitteln unsere Botschaften durch verbale und/oder nonverbale Kommunikation. Während verbale Kommunikation dazu dient, Ideen, objektive und subjektive Informationen auszudrücken, sollte nonverbale Kommunikation die verbale Kommunikation ergänzen. Die Funktion der nonverbalen Kommunikation besteht darin, die Gefühle und die Persönlichkeit der Person, die kommuniziert, auszudrücken.

Die Elemente der nonverbalen Kommunikation sind:

  • Paralinguistische Elemente: Intonation, Tonfall
  • Körperhaltung: kinästhetisch (Bewegung und Körperhaltung) und proxemisch (Körperentfernung oder -nähe)
  • Mienenspiel

 

Es ist wichtig, dass unsere Botschaften einheitlich bzw. deckungsgleich sind. Einheitlichkeit liegt vor, wenn die verbale Aussage und die Körpersprache übereinstimmen. Das bedeutet, dass alle kommunikativen Aspekte wie Wörter, Intonation oder Körpersprache miteinander harmonieren. Im Gegensatz dazu bedeutet Widersprüchlichkeit eine Nichtübereinstimmung zwischen einer verbalen und einer nonverbalen Nachricht.

 

Effiziente Kommunikationsfähigkeiten

Aktives Zuhören

Zuhören ist eine wichtige Fähigkeit und hat einen großen Einfluss auf die Qualität unserer Beziehungen. Aktives Zuhören bedeutet, dem/der Sprecher/in die ungeteilte Aufmerksamkeit zu schenken und die Nachricht anzuerkennen.

Aktives Zuhören sollte Folgendes umfassen:

  • Achten Sie auf das Nonverbale
  • Wenn Sie zuhören, zeigen Sie Interesse an der sprechenden Person oder dem Thema.
  • Nutzen Sie Ihre eigene Körpersprache und Gesten, um zu zeigen, dass Sie engagiert sind.
  • Lassen Sie nicht zu, dass Ihre persönlichen Filter, Annahmen und Überzeugungen das, was Sie hören, verzerren.
  • Denken Sie daran, dass Ihre Rolle als Zuhörer/in darin besteht, das Gesagte zu verstehen.
  • Versuchen Sie, nicht zu unterbrechen, da der/die Sprecher/in dadurch enttäuscht wird und das Gesamtverständnis der Nachricht nicht vollständig übermittelt werden kann.
  • Stellen Sie offene Fragen.

 

Fragen stellen

Die richtige Frage zu stellen ist das Herzstück einer effektiven Kommunikation und eines effektiven Informationsaustauschs.

Eine geschlossene Frage erhält normalerweise eine sehr kurze Antwort oder ein einzelnes Wort. Zum Beispiel: »Verstehst du? «. Die Antwort lautet »Ja« oder »Nein«.

Offene Fragen hingegen rufen längere Antworten hervor. Sie beginnen normalerweise mit was, warum, wie. Eine offene Frage fragt den/die Befragte(n) nach dessen/deren Gefühlen, Meinung oder Wissen.

Zum Beispiel: "Was halten Sie von dem Thema?", "Warum finden Sie das Thema interessant?".

Offene Fragen bilden das Umfeld für den Aufbau einer Beziehung und ermutigen die andere Person, seine/ihre Ideen, Gefühle und Meinungen mitzuteilen.

 

Effiziente Konfliktlösungstechniken

Menschen reagieren unterschiedlich auf Konflikte und dieselben Personen reagieren unterschiedlich in verschiedenen Situationen. Abhängig von der allgemeinen Einstellung jedes/jeder Einzelnen zu Konflikten hängt dessen vorherrschender Reaktionsstil vom Konflikt ab. Darüber hinaus wird in einer gegebenen Situation eine bestimmte Reaktion durch andere Faktoren beeinflusst, wie z. B. konkrete Umstände, Stimmung, Beziehung untereinander und soziales Umfeld. Wie wir hauptsächlich auf Konflikte reagieren, hängt mit unserem Selbstbild, dem/der anderen und der Gedankenwelt oder unserem Bezugsrahmen zusammen. Letzterer ist unser Wirklichkeitsbild und zeigt, wie wir uns selbst, andere und die Welt sehen. Er ist von Bildung und Umwelteinflüssen sowie unseren Erfahrungen geprägt. Seine Funktion besteht darin, die Realität anhand eines Bezugsrahmens zu interpretieren und darauf zu reagieren.

Es gibt fünf Arten von Antworten, je nachdem wie groß das persönliche Interesse und wie wichtig die Beziehung ist.

Diese sind:

  • Dominieren (die Zielerreichung ist wichtig, die Beziehung ist nicht wichtig). Dies ist durch die Annahme gekennzeichnet, dass eine Seite gewinnt und alle anderen verlieren.
  • Zusammenarbeiten (die Zielerreichung sowie die Beziehungen sind gleich wichtig). Eine Gruppe kann lernen, jede(n) Teilnehmende/n mitwirken zu lassen, mit der Möglichkeit, zusammen eine gemeinsame Lösung zu erstellen, die jeder unterstützen kann.
  • Kompromisse (die Zielerreichung und Beziehungen sind wichtig, jede Partei gibt etwas auf, um einen Kompromiss zu erzielen). Das Konzept ist, dass jede/r ein bisschen von dem, was er/sie will, aufgibt, und niemand bekommt alles, was er/sie will.
  • Rückzug (die Zielerreichung und die Beziehungen sind nicht wichtig). Das bedeutet, dass die Person den Konflikt ignoriert oder sich aus ihm zurückzieht. Man wählt diese Methode, wenn das Unbehagen der Konfrontation stärker ist als die potenzielle Belohnung für die Lösung des Konflikts.
  • Unterbringen (die Zielerreichung ist weniger wichtig als die Beziehung). Unterbringen ist eine Strategie, bei der eine Partei den Wünschen oder Anforderungen der anderen Partei entspricht.

 

Möglichkeiten, Feedback zu geben

Eine Rückmeldung zu geben ist eine Konversationstechnik, die dazu dient, konstruktives Feedback (verbal oder nonverbal) zu geben oder zu erhalten. Die Rückmeldung zielt darauf ab, das Bewusstsein für Verhaltensweisen zu schärfen und diese bei Bedarf zu korrigieren. Damit die Rückmeldung nicht ausfällig ist, ist es notwendig, Regeln zu befolgen (Senden von Ich-Aussagen, Kritisieren von Verhaltensweisen und nicht der gesamten Person, einschließlich positiver Elemente usw.).

Bei der Rückmeldung ist Folgendes zu beachten:

  • Seien Sie sehr genau

Die Rückmeldung sollte aufgabenorientiert, kristallklar und auf den Punkt gebracht sein. Geben Sie das spezifische Verhalten an, Reaktionen, …

  • Sofortiges Feedback

Geben Sie sofort oder kurz nach der Situation eine Rückmeldung. Wenn sie nicht angesprochen werden, treten die Probleme nur erneut auf und können sich mit einem Dominoeffekt vervielfachen.

  • Geben Sie privat Rückmeldung

Kritisieren Sie niemals öffentlich. Sogar wenn einige Leute gelobt werden, sollte das Lob besser privat abgegeben werden, als es in einem öffentlichen Umfeld zu tun.

  • Beenden Sie mit einer positiven Bemerkung

Jemandem zu helfen, sich zu verbessern, sollte immer das Ziel konstruktiver Kritik sein und wenn Sie in Ihren abschließenden Kommentaren nur auf vergangene Fehler zurückgreifen, lassen Sie denjenigen/diejenige mit einem negativen Eindruck zurück.

  • Konzentrieren Sie sich auf das Verhalten, nicht auf die Persönlichkeit

Konzentrieren Sie sich eher auf das Verhalten (was derjenige/diejenige tut) als auf die Persönlichkeitsmerkmale (wie derjenige/diejenige ist).

Komunikazzjoni bejn mentors u istituzzjonijiet tal-VET

Elementi ta’ komunikazzjoni u transazzjonijiet

Il-kelma “komunikazzjoni” hija derivata mil-Latin ( communicare ) fis-sens li tikkomunika, tikkonsulta, tiddiskuti. Permezz tal-komunikazzjoni naqsmu għarfien, informazzjoni fl-esperjenza, nikkomunikaw, nipperswadi, inxerrdu jew nikkontrollaw nies li huma differenti b’xi mod jew ieħor. Naraw dwar l-ipproċessar ta’ informazzjoni u dwar komunikazzjoni reċiproka.

Il-proċess ta’ komunikazzjoni huwa proċess ta’ skambju ta’ informazzjoni, (in- formare = xi ħaġa mdaħħla f’forma, disinn li jista’ jagħti forma lil xi ħaġa, kjarifika, eċċ.) Il-Komunikazzjoni tirreferi għal proċess ta’ trasmissjoni ta’ informazzjoni għall-iskop ta’ komunikazzjoni reċiproka . Il-proċess tal-komunikazzjoni huwa interazzjoni kontinwa u dinamika bejn il-mittent u r-riċevitur, u huwa affettwat minn ħafna fatturi varjabbli.

 

Elementi ta’ komunikazzjoni

Hemm seba’ elementi tal-proċess ta’ komunikazzjoni. Dawn huma kif ġej:

  1. Mittent

Min jibgħat huwa persuna li għandha l-intenzjoni li twassal messaġġ bl-intenzjoni li tgħaddi informazzjoni u ideat lil persuna oħra.

  1. Ideat, Informazzjoni

Dan huwa l-qofol tal-komunikazzjoni jew is-suġġett tal-komunikazzjoni. Dan jista’  jkun ħsieb, opinjoni, twemmin, veduta, sentiment, ordnijiet, suġġeriment jew parir.

  1. Kodifikazzjoni

Biex twassal messaġġ li huwa pjuttost teoretiku u intanġibbli, il-messaġġ għandu jitwassal f’forma ta’ simboli (kliem, stampi, azzjonijiet, u oħrajn). Il-konverżjoni tas-suġġett tal-messaġġ f’dawn is-simboli huwa l-proċess ta’ kodifikazzjoni.

  1. Kanal ta’ komunikazzjoni

Il-mittent jagħżel il-kanal biex jibgħat l-informazzjoni meħtieġa. Il-kanali li permezz tagħhom tiġi trasmessa l-informazzjoni jistgħu jkunu jew formali jew informali.

  1. Riċevitur

Ir-riċevitur huwa l-persuna li għalih huwa maħsub il-messaġġ u li jirċievi l-messaġġ. Din hija l-persuna li tipprova tifhem it-tifsira tal-messaġġ riċevut.

  1. Dekodifikazzjoni

Id-dekodifikazzjoni hija l-proċess tal-konverżjoni tal-messaġġ riċevut b’tali mod sabiex it-tifsira tinftiehem mir-riċevitur.

  1. Feedback

Ir-rispons jirrappreżenta l-proċess li jiżgura li r-riċevitur irċieva l-messaġġ, u aktar importanti minn hekk li r-riċevitur fehem il-messaġġ fl-istess sens li fisser il-mittent.

 

Sors: https://www.communicationtheory.org/wp-content/uploads/2011/06/shannon_weaver_model.jpg

 

Stili ta’ komunikazzjoni

Aħna nwasslu l-messaġġi tagħna permezz ta’ komunikazzjoni verbali u / jew mhux verbali. Filwaqt li komunikazzjoni verbali hija biex tesprimi ideat, informazzjoni oġġettiva u suġġettiva, komunikazzjoni mhux verbali għandha tikkumplimenta komunikazzjoni verbali. Il-funzjoni tal-komunikazzjoni mhux verbali hija li tesprimi sentimenti u tesprimi personalità tal-persuna li tikkomunika.

L-elementi tal-komunikazzjoni mhux verbali huma:

  • Elementi paralingwistiċi : intonazzjoni, ton tal-vuċi
  • Qagħda tal-ġisem : kinaestetika (moviment u qagħda tal-ġisem) u proxemika (distanza tal-ġisem jew prossimità)
  • Espressjonijiet tal-wiċċ

Huwa importanti li l-messaġġi tagħna jkunu konsistenti jew kongruwenti . Il-konsistenza hija t-tqabbil ta’ dikjarazzjoni verbali u lingwaġġ tal-ġisem. Dan ifisser li l-aspetti komunikattivi kollha bħal kliem, intonazzjoni jew lingwaġġ tal-ġisem huma armonizzati. B’kuntrast, inkonsistenza tfisser diskrepanza bejn messaġġ verbali u mhux verbali.

 

Ħiliet ta’ komunikazzjoni effiċjenti

Smigħ attiv

Is-smigħ huwa ħila importanti u għandu impatt kbir fuq il-kwalità tar-relazzjonijiet tagħna. Smigħ attiv ifisser li tagħti lill-kelliem l-attenzjoni indiviża tiegħek u tirrikonoxxi l-messaġġ.

Is-smigħ attiv għandu jinkludi dan li ġej:

  • Kun konxju tan-non-verbali
  • Meta tisma’  esprima interess fil-persuna li titkellem jew is-suġġett.
  • Uża l-lingwaġġ u l-ġesti tal-ġisem tiegħek stess biex turi li int interessat .
  • Tħallix il-filtri personali tiegħek stess , suppożizzjonijiet u twemmin jgħawġu dak li tisma’.
  • Ftakar, li r-rwol tiegħek bħala semmiegħ huwa li tifhem dak li qed jingħad.
  • Ipprova ma tinterrompix għax tista’  jfixkel lill-kelliem u jillimita l-fehim sħiħ tal-messaġġ.
  • Staqsi mistoqsijiet miftuħa.

Tistaqsi mistoqsijiet

Li tagħmel il-mistoqsija t-tajba tinsab fil-qalba ta’ komunikazzjonijiet effettivi u skambju ta’ informazzjoni.

Mistoqsija magħluqa ġeneralment tirċievi tweġiba qasira ħafna jew kelma waħda. Pereżempju, »Tifhem? «. It-tweġiba hija »Iva« jew »Le«.

Mistoqsijiet miftuħa min-naħa l-oħra joħolqu tweġibiet itwal. Normalment jibdew b’liema, għaliex, kif. Mistoqsija miftuħa titlob lill-intimat is-sentimenti, l-opinjoni jew l-għarfien tiegħu jew tagħha.

Pereżempju, “X’taħseb dwar is-suġġett?”, “Għaliex issib is-suġġett interessanti?”.

Mistoqsijiet miftuħa jipprovdu l-ambjent biex jistabbilixxu rapport, relazzjoni u jinkoraġġixxu lill-persuna l-oħra biex taqsam l-ideat, is-sentimenti u l-opinjonijiet tagħha.

 

Tekniki effiċjenti għas-soluzzjoni tal-kunflitti

In-nies jirrispondu b’mod differenti għall-kunflitt, u l-istess individwi jirrispondu b’mod differenti taħt ċirkostanzi differenti. l-istil predominanti ta’ rispons tal-individwu għal kunflitt jiddependi  skont l-attitudni ġenerali tal-individwu għall-kunflitt. Barra minn hekk, rispons speċifiku f’sitwazzjoni partikolari huwa influwenzat minn fatturi oħra bħal: ċirkostanzi konkreti, burdata, relazzjoni ma’  ieħor, u ambjent soċjali.

L-istil dominanti tagħna li nirrispondu għall-kunflitt huwa relatat mal-idea tagħna nfusna, l-ieħor, u l-idea tad-dinja jew il-qafas ta’ referenza tagħna. Din tal-aħħar hija l-istampa tagħna tar-realtà u turi kif aħna nirrelataw magħna nfusna, mal-oħrajn u mad-dinja. Hija ffurmata permezz tal-edukazzjoni u influwenzi ambjentali u l-esperjenzi tagħna. Il-funzjoni tagħha hija li tinterpreta u tirrispondi għar-realtà bbażata fuq qafas ta’ referenza.

Hemm ħames tipi ta’ tweġibiet skont l-importanza tal-interess personali u l-importanza tar-relazzjoni.

Dawn huma:

  • Iddomina (il-kisba tal-għanijiet hija importanti, ir-relazzjoni mhix importanti). Huwa kkaratterizzat mis-suppożizzjoni li naħa waħda tirbaħ u kulħadd jitlef.
  • Ikkollabora (il-kisba tal-għanijiet u r-relazzjoni huma daqstant importanti). Grupp jista’  jitgħallem jippermetti lil kull parteċipant jikkontribwixxi bil-possibbiltà li joħolqu flimkien soluzzjoni komuni li kulħadd jista’ jappoġġja.
  • Kompromess (il-kisba tal-għanijiet u r-relazzjoni huma importanti, kull parti tagħti xi ħaġa biex tikseb kompromess). Il-kunċett huwa li kulħadd iċedi ftit minn dak li jrid, u ħadd ma jieħu dak kollu li jrid.
  • Irtirar (il-kisba tal-għanijiet u r-relazzjoni mhumiex importanti). Dan ifisser li l-persuna qed tinjora jew tirtira mill-kunflitt. Wieħed jagħżel dan il-metodu meta l-iskumdità tal-konfront taqbeż il-premju potenzjali tar-riżoluzzjoni tal-kunflitt.
  • Akkomoda (il-kisba tal-għanijiet hija inqas importanti mir-relazzjoni). L-akkomodazzjoni hija strateġija fejn parti waħda ċċedi għax-xewqat jew it-talbiet ta’ oħra.

Modi kif tagħti feedback

L-għoti ta’ feedback huwa teknika konversazzjonali li sservi biex tagħti jew tirċievi feedback kostruttiv (verbali jew mhux verbali). Ir-rispons għandu l-għan li jqajjem kuxjenza dwar imgieba u jikkoreġi meta jkun hemm bżonn. Biex ir-rispons ma jkunx offensiv, huwa neċessarju li ssegwi r-regoli (tibgħat messaġġi bil-‘jien’, tikkritika imġieba aktar milli l-persuna kollha, inklużi elementi pożittivi, u oħrajn).

Meta tagħti feedback huwa importanti li jkollok f’moħħok dan li ġej:

  • Kun speċifiku ħafna

Ir-rispons għandu jkun iffukat fuq ix-xogħol, ċar kristall, u sal-punt. Speċifika mġieba speċifika, reazzjoni, …

  • Rispons immedjat

Agħti feedback immedjatament jew fiż-żmien qasir possibbli wara s-sitwazzjoni li qed tagħti feedback dwarha. Jekk ma jitħallewx joħorġu, il-problemi jerġgħu jseħħu biss u jistgħu jimmultiplikaw b’effett domino.

  • Agħti feedback fil-privat

Qatt ma tikkritika pubblikament. Anke tifħir għal xi nies jitwassal aħjar fil-privat, aktar milli jkun indikat f’arena pubblika.

  • Tispiċċa fuq nota pożittiva

Li tgħin lil xi ħadd itejjeb għandu dejjem ikun l-għan ta’ kritika kostruttiva u li tmur lura fuq żbalji tal-passat fil-kummenti tal-għeluq tiegħek tħallihom b’impressjoni negattiva.

  • Iffoka fuq l-imġieba, mhux il-personalità

Iffoka fuq l-imġieba tagħhom (dak li jagħmlu) aktar milli fuq il-karatteristiċi tal-personalità tagħhom (kif inhuma).

Komunikacija med mentorji in institucijami poklicnega izobraževanja

 

Komunikacijski elementi in transakcije

Beseda “komunikacija” izhaja iz latinske besede communicare, kar pomeni komunicirati, se posvetovati, razglabljati. Skozi komunikacijo izmenjujemo znanje, informacije in izkušnje, komuniciramo, prepričujemo, širimo ali kontroliramo ljudi, ki so na takšen ali drugačen način drugačni. Je procesiranje informacij o obojestranski komunikaciji. 

Komunikacijski proces je proces izmenjave informacij (in-formare= dati nekaj v obliko, oblikovati, da lahko nečemu da obliko, razjasnitev itd.). Komunikacija se nanaša na proces prenašanja informacij, z namenom vzajemne komunikacije. Komunikacijski proces je stalna in dinamična interakcija med pošiljateljem in prejemnikom, nanjo pa vpliva veliko variabel. 

 

Elementi komunikacije

Obstaja sedem elementov procesa komunikacije. Sledijo si:

  1. Pošiljatelj
    Pošiljatelj je oseba, ki želi podati sporočilo, z namenom prenosa informacij ali idej drugi osebi.
  2. Ideje, informacije
    To je osrednja točka komunikacije ali predmet komunikacije. To je lahko misel, mnenje, prepričanje, pogled, občutek, navodila, predlogi ali nasvet.
  3. Šifriranje
    Da se preda sporočilo, ki je bolj teoretično in neoprijemljivo, ga je treba podati v obliki simbolov (besede, slike, dejanja itd.). Prevod predmeta sporočila v te simbole je šifriranje.
  4. Komunikacijski kanal
    Pošiljatelj izbere kanal za pošiljanje potrebne informacije. Kanali so lahko formalni ali neformalni.
  5. Prejemnik
    Prejemnik je oseba, kateri je namenjeno sporočilo in ki prejme sporočilo. To je oseba, ki poskuša razumeti pomen prejetega sporočila.
  6. Dešifriranje
    Dešifriranje je proces konvertiranja prejetega sporočila na takšen način, da je njegov pomen razumljiv prejemniku.
  7. Povratna informacija
    Povratna informacija je proces, s katerim se prepričamo, da je prejemnik prejel sporočilo in še pomembnejše, da ga je razumel na enak način, kot pa se ga je pošiljatelj namenil podati.

 

Source: https://www.communicationtheory.org/wp-content/uploads/2011/06/shannon_weaver_model.jpg

 

Komunikacijski stili

Svoja sporočila podajamo skozi verbalno ali neverbalno komunikacijo. Verbalna komunikacija je za izražanje idej, objektivnih in subjektivnih informacij, neverbalna komunikacija pa jo mora dopolnjevati. Funkcija neverbalne komunikacije je izražanje čustev in izražanje osebnosti osebe, ki komunicira. 

Elementi neverbalne komunikacije so: 

  • Paralingvistični elementi: intonacija, ton glasu
  • Telesna drža: kinestetična (gibanje in telesna drža) in bližinska (razdalja ali bližina telesa)
  • Obrazna mimika

Pomembno je, da so naša sporočila konsistentna in skladna. Konsistentnost je usklajenost verbalne stvari, ki jo izrečemo in govorice telesa. To pomeni, da so vsi komunikacijski aspekti, npr. besede, intonacija in drža telesa harmonizirani. V nasprotnem primeru, nekonsistentnost pomeni neujemanje verbalnega in neverbalnega sporočila.

 

Veščine učinkovite komunikacije

Aktivno poslušanje

Poslušanje je pomembna veščina, ki ima ogromen vpliv na kvaliteto naših odnosov. Aktivno poslušanje pomeni, da damo govorcu vso pozornost in da priznavamo njegovo sporočilo.

Aktivno poslušanje mora vsebovati naslednje:

  • Zavedajte se neverbalne govoriceAktivno poslušanje mora vsebovati naslednje:
    Zavedajte se neverbalne govorice
    Ko poslušate, izrazite interes za osebo, ki govori ali za njeno sporočilo.
    Uporabite tudi vašo lastno govorico telesa, da pokažete, da ste prisotni.
    Ne dovolite, da vaši osebni filtri, predpostavke in prepričanja izkrivijo kaj slišite.
    Ne pozabite, da je vaša vloga poslušalca to, da razumete, kaj je povedano.
    Poskusite ne prekinjati, saj lahko to frustrira govorca in omeji razumevanje celotnega sporočila.
    Postavljajte odprta vprašanja.
  • Ko poslušate, izrazite interes za osebo, ki govori ali za njeno sporočilo.
  • Uporabite tudi vašo lastno govorico telesa, da pokažete, da ste prisotni.
  • Ne dovolite, da vaši osebni filtri, predpostavke in prepričanja izkrivijo kaj slišite. 
  • Ne pozabite, da je vaša vloga poslušalca to, da razumete, kaj je povedano. 
  • Poskusite ne prekinjati, saj lahko to frustrira govorca in omeji razumevanje celotnega sporočila. 
  • Postavljajte odprta vprašanja.

Postavljanje vprašanj

Postavljanje pravih vprašanj je ključno pri učinkoviti komunikaciji in izmenjavi informacij.

Zaprto vprašanje po navadi dobi zelo kratek odgovor ali samo eno besedo. Npr. “Ali razumeš?”. Odgovor je “Da” ali “Ne”. 

Odprta vprašanja pa spodbujajo daljše odgovore. Po navadi se začnejo z kaj, zakaj, kako. Odprto vprašanje sprašuje tistega, ki odgovarja o njegovih čustvih, mnenju ali znanju.

Npr. “Kaj si misliš o tem?”, “Zakaj ti je to zanimivo?”. 

Odprta vprašanja nudijo okolje za vzpostavitev dobrih odnosov, razmerij in spodbujajo drugo osebo, da deli svoje ideje, občutke in mnenja. 

Učinkovite tehnike reševanja konfliktov 

Ljudje se različno odzivajo na konflikte in taisti ljudje se odzivajo različno v različnih okoliščinah. Od posameznikovega splošnega odnosa do konflikta je odvisen posameznikov dominanten stil odziva na konflikt. Prav tako je specifičen odziv v dani situaciji pod vplivom ostalih faktorjev, npr. konkretne okoliščine, razpoloženje, razmerje do drugega in družbeno okolje.

Naš dominanten stil odziva na konflikt je povezan z idejo, ki jo imamo o sebi, o drugih in idejo o svetu ali okviru naših referenc. Zadnje je naša slika realnosti in kaže v kakšnem odnosu smo do sebe, drugih in sveta. Oblikuje se skozi izobrazbo, vplive iz okolja in naše izkušnje. Njena funkcija je interpretirati in se odzvati na resničnost na podlagi okvira referenc.

To so:

  • Dominacija (pomembno je, da dosežemo svoj cilj, odnos ni pomemben). Tukaj je predpostavka, da ena stran zmaga, vsi ostali pa zgubijo. 
  • Sodelovanje (doseganje ciljev in odnos sta enako pomembna). Skupina se lahko nauči, da dopusti vsakemu udeležencu, da prispeva in da je možnost skupnega kreiranja rešitve, ki jo lahko vsi podprejo. 
  • Kompromis (cilji in odnosi so pomembni, vsak se nečemu odpove, da se doseže kompromis). Vsak se malo odpove tistemu, kar hoče in nihče ne dobi vsega, kar hoče.    
  • Umik (doseganje ciljev in odnosi niso pomembni). Pomeni, da oseba ignorira ali se umika konfliktu. To metodo se izbere, kadar je nelagodje zaradi soočenja večje od potencialne nagrade ob rešitvi konflikta.
  • Ugoditev (doseganje ciljev je manj pomembno kot odnos). Ugajanje je strategija, ko ena stran ugodi željam ali zahtevam drugega.

 

Načini dajanja povratne informacije

Dajanje povratne informacije je tehnika pogovarjanja, ki je namenjena temu, da damo ali sprejmemo konstruktivno povratno informacijo (verbalno ali neverbalno). Povratna informacija želi dati pozornost na obnašanja in jih popraviti, če je to potrebno. Da z njo ne užalimo, moramo nujno slediti pravilom (uporabljamo JAZ stavke, kritika obnašanja, ne celotne osebe, vključujemo pozitivne elemente itd.).

Ko dajemo povratno informacijo, je pomembno, da imamo v mislih naslednje: 

  • Bodite zelo specifični

Povratna informacija mora biti čisto jasna, točna, razločna. Specificirajte točno določeno obnašanje, reakcijo,…

  • Takojšnja povratna informacija

Povratno informacijo dajte takoj ali v najkrajšem možnem času po situaciji, o kateri dajete povratno informacijo. Če boste tiho, se obnašanje lahko ponavlja in sproži domino efekt. 

  • Povratno informacijo dajajte na samem

Nikoli ne kritizirajte v javnosti. Nekateri imajo raje, da se jih celo pohvali zasebno, kot pa da so javno izpostavljeni. 

  • Zaključite pozitivno

To, da nekomu pomagate, da se izboljša, bi moral biti stalen cilj konstruktivne kritike. To, da na koncu ponavljate pretekle napake, bo na drugega pustilo slab vtis. 

  • Osredotočite se na obnašanje, ne na osebnost

Osredotočite se na obnašanje (kaj počnejo) in ne na njihove osebnostne lastnosti (kakšni so).

Communication between mentors and VET institutions

Communication elements and transactions

The word "communication" is derived from Latin (communicare) in the sense of communicating, consulting, discussing. Through communication we exchange knowledge, information in experience, communicate, persuade, disseminate or control people who are different in one way or another. It is about processing information about mutual communication.

The communication process is a process of an exchange of information, (in-formare= something put into shape, design that can give shape to something, clarification, etc.) the Communication refers to a process of transmitting information for the purpose of mutual communication. Communication process is a continuous and dynamic inter-action between sender and a receiver, and it is affected by many variables.

 

Elements of communication

There are seven elements of communication process. They are as follows:

  1. Sender

The sender is a person who intends to convey a message with the intention of passing information and ideas to another person.

  1. Ideas, Information

This is the centrepiece of communication or the subject matter of the communication. This may be a thought, opinion, belief, view, feeling, orders, suggestion or advice.

  1. Encoding

To convey a message which is rather theoretical and intangible, the message should be conveyed in the form of symbols (words, pictures, actions, and so forth). Conversion of subject matter of the message into these symbols is the process of encoding.

  1. Communication channel

The sender chooses the channel for sending required information. The channels through which the information is transmitted may be either formal or informal

  1. Receiver

Receiver is the person for whom the message is meant for and who receives the message. This is the person who tries to understand the meaning of the received message.

  1. Decoding

Decoding is the process of converting the received message in a such a way so that the meaning is understandable to receiver.

  1. Feedback

Feedback represents the process of ensuring that the receiver has received the message, and more importantly that the receiver has understood the message in the same sense as the sender meant it.

 

Source: https://www.communicationtheory.org/wp-content/uploads/2011/06/shannon_weaver_model.jpg

 

Communication styles

We convey our messages through verbal and/or non-verbal communication. Whereas verbal communication is for expressing ideas, objective and subjective information, non-verbal communication should complement verbal communication. The function of non-verbal communication is to express feelings and expresses personality of the person communicating.

The elements of non-verbal communication are:

  • Paralinguistic elements: intonation, tone of voice
  • Body posture: kinaesthetic (movement and body posture) and proxemic (body distance or proximity)
  • Facial expressions

 

It is important that our messages are consistent or congruent. Consistency is the matching of a verbal statement and body language. This means that all communicative aspects such as words, intonation or body language are harmonized. In contrast, inconsistency means a mismatch between a verbal and non-verbal message.

 

Efficient communication skills

Active listening

Listening is an important skill and it has a major impact on the quality of our relationships. Active listening means to give the speaker your undivided attention and acknowledge the message.

Active listening should include the following:

  • Be aware of the non-verbal
  • When listening express interest in the person speaking or the subject.
  • Use your own body language and gestures to show that you are engaged.
  • Do not let your own personal filters, assumptions and beliefs distort what you hear.
  • Remember, that your role as a listener is to understand what is being said.
  • Try not to interrupt as it may frustrate the speaker and limit the full understanding of the message.
  • Ask open questions.

Asking questions

Asking the right question is at the heart of effective communications and information exchange.

A closed question usually receives a very short answer or single word. For example, »Do you understand? «. The answer is »Yes« or »No«.

Open questions on the other hand elicit longer answers. They usually begin with what, why, how. An open question asks the respondent for his or her feelings, opinion or knowledge.

For example, “What do you think of the subject?”, “Why do you find the subject interesting?”.

Open questions provide the environment for establishing rapport, relationship and encourages the other person to share his or her ideas, feelings and opinions.

 

Efficient conflict solving techniques

People respond differently to conflict, and the same individuals respond differently under different circumstances. Depending on the individual's general attitude to conflict, the individual's predominant style of response to a conflict depends. In addition, a specific response in a given situation is influenced by other factors such as: concrete circumstances, mood, relationship with another, and social environment.

Our dominant style of responding to conflict is related to the idea of ourselves, the other, and the idea of the world or our frame of reference. The latter is our picture of reality and shows how we relate to ourselves, others and the world. It is shaped through education and environmental influences and our experiences. Its function is to interpret and respond to reality based on a frame of reference.

There are five types of responses according to the importance of personal interest and the importance of the relationship.

These are:

  • Dominate (achieving goals is important, the relationship is not important). It is characterized by the assumption that one side wins and everyone else loses.
  • Collaborate (achieving goals and relationship are as equally important). A group may learn to allow each participant to contribute with the possibility of co-creating a shared solution that everyone can support.
  • Compromise (achieving goals and relationship are important, each party gives something up in order to achieve a compromise). The concept is that everyone gives up a little bit of what they want, and no one gets everything they want.
  • Withdrawal (achieving goals and relationship are not important). It means that the person is ignoring or withdrawing from the conflict. One chooses this method when the discomfort of confrontation exceeds the potential reward of resolution of the conflict.
  • Accommodate (achieving goals is less important than the relationship). Accommodating is a strategy where one party gives in to the wishes or demands of another.

Ways of giving feedback

Giving feedback is a conversational technique that serves to give or receive constructive feedback (verbal or non-verbal). Feedback aims to raise awareness of behaviours and correct them when needed. For feedback not to be offensive, it is necessary to follow the rules (sending ME messages, criticizing behaviours rather than the whole person, including positive elements, and so forth).

When giving feedback it is important to have in mind the following:

  • Be very specific

Feedback should be task-focused, crystal clear, and to the point. Specify specific behaviour, reaction,…

  • Immediate feedback

Give feedback immediately or in the short possible time after the situation you are giving feedback on. If left unsaid, the problems will only recur and may multiply by a domino effect.

  • Give feedback in private

Don’t ever criticize publicly. Even praise for some people is better delivered in a private, rather than being pointed out in a public arena.

  • End on a positive note

Helping someone to improve should always be the goal of constructive criticism and going back over past mistakes in your closing comments will leave them with a negative impression.

  • Focus on behaviour, not personality

Focus on their behaviours (what they do) rather than on their personality traits (what they’re like).

Comunicación entre mentores e instituciones de EFP

Elementos de comunicación y transacciones

La palabra “comunicación” deriva del latín (communicare) en el sentido de comunicar, consultar, discutir. A través de la comunicación, intercambiamos conocimientos, información y experiencia, nos comunicamos, persuadimos, difundimos o controlamos a personas que son distintas de uno u otro modo. Se trata de procesar información sobre la comunicación mutua.

El proceso de comunicación es un proceso de intercambio de información (in-formare = poner algo en forma, diseño que puede dar forma a algo, aclaración, etc.). La comunicación hace referencia a un proceso de transmisión de información con el fin de la comunicación mutua. El proceso de comunicación es una interacción continua y dinámica entre un emisor y un receptor y se ve afectada por muchas variables.

 

Elementos de la comunicación

Existen siete elementos en el proceso de comunicación. Son  los siguientes:

  1. Emisor

El emisor es una persona que trata de expresar un mensaje con la intención de ofrecer información e ideas a otra persona.

  1. Ideas, Información

Esta es la pieza central de la comunicación o el asunto de la comunicación. Puede ser un pensamiento, opinión, creencia, visión, sentimiento, órdenes, sugerencias o consejos.

  1. Codificación

Para expresar un mensaje que sea bastante teórico e intangible, el mensaje debe expresarse en forma de símbolos (palabras, imágenes, acciones y demás). La conversión del asunto del mensaje en estos símbolos es el proceso de codificación.

  1. Canal de comunicación

El emisor elige el canal para enviar la información necesaria. Los canales a través de los que se transmite la información pueden ser formales o informales.

  1. Receptor

El receptor es la persona a la que va dirigido el mensaje y quien recibe el mensaje. Es la persona que trata de comprender el significado del mensaje recibido.

  1. Decodificación

La decodificación es el proceso de conversión del mensaje recibido de manera que el significado sea comprensible para el receptor.

  1. Feedback

El feedback representa el proceso por el que se garantiza que el receptor ha recibido el mensaje y, más importante, que el receptor ha comprendido el mensaje con el significado que pretendía el emisor.

 

Source: https://www.communicationtheory.org/wp-content/uploads/2011/06/shannon_weaver_model.jpg

 

Estilos de comunicación

Transmitimos mensajes a través de comunicación verbal y/o no verbal. Mientras la comunicación verbal sirve para expresar ideas e información objetiva y subjetiva, la comunicación no verbal debe complementar la comunicación verbal. La función de la comunicación no verbal es expresar sentimientos y expresa la personalidad de la persona que comunica.

Los elementos de la comunicación no verbal son:

  • Elementos paralingüísticos: entonación, tono de voz
  • Posturas corporales: cenestesia (movimiento y postura corporal) y proxémica (distancia o proximidad corporal)
  • Expresiones faciales

 

Es importante que nuestros mensajes sean consecuentes o congruentes. La congruencia es el acuerdo entre un enunciado verbal y el lenguaje corporal. Esto significa que todos los aspectos comunicativos como las palabras, entonación o lenguaje corporal sean armónicos. Por el contrario, la incongruencia implica un desacuerdo entre el mensaje verbal y el no verbal.

 

Habilidades de comunicación eficientes

Escucha activa

La escucha es una habilidad importante y tiene un impacto fundamental en la calidad de nuestras relaciones. La escucha activa significa que le prestas al hablante tu atención exclusiva y reconoces el mensaje.

La escucha activa debe incluir lo siguiente:

  • Ser consciente de lo no verbal.
  • Al escuchar, expresar interés en la persona que habla y en el tema.
  • Utilizar tu propio lenguaje corporal y gestos para mostrar tu interés.
  • No permitir que tus propios filtros personales, suposiciones y creencias distorsionen lo que oyes.
  • Recordar que tu papel como oyente es comprender lo que se está diciendo.
  • Tratar de no interrumpir ya que esto podría frustrar al hablante y limitar el completo entendimiento del mensaje.
  • Realizar preguntas abiertas.

 

Realizar preguntas

Realizar la pregunta adecuada está en el centro de las comunicaciones eficaces y el intercambio de información.

Una pregunta cerrada normalmente recibe una respuesta muy corta o una sola palabra. Por ejemplo: “¿Entiendes?”. La respuesta es “Sí” o “No”.

Sin embargo, las preguntas abiertas provocan respuestas más largas. Normalmente empiezan por: qué, por qué, cómo. Una pregunta abierta pide a quien responde sus sentimientos, opinión o conocimientos.

Por ejemplo: “¿qué opinas sobre el tema?”, “¿por qué crees que el tema es interesante?”

Las preguntas abiertas ofrecen el entorno para establecer compenetración, relación y animan a la otra persona a compartir sus ideas, sentimientos y opiniones.

 

Técnicas eficaces de resolución de conflictos

Las personas responden de distintas maneras al conflicto y los mismos individuos responden de forma diferente ante distintas circunstancias. Según la actitud general del individuo ante el conflicto, el estilo predominante de respuesta del individuo ante el conflicto es diferente. Además una respuesta específica en una situación concreta se ve influenciada por otros factores como: circunstancias concretas, humor, relación con la otra persona y entorno social.

Nuestro estilo dominante de respuesta a un conflicto está relacionado con la idea de nosotros mismos, los demás y la idea del mundo o nuestro marco de referencia. Esto último es nuestra imagen de la realidad y muestra cómo nos relacionamos con nosotros mismos, los demás y el mundo. Se forma a través de la educación e influencias ambientales y nuestras experiencias. Su función es interpretar y responder a la realidad basándonos en un marco de referencia.

Existen cinco tipos de repuestas según la importancia del interés personal y la importancia de la relación.

 

 

Estos son:

  • Dominar: (lo importante es lograr objetivos, la relación no es importante). Se caracteriza por el supuesto de que una parte gana y el resto pierde.
  • Colaborar: (el logro de objetivos y la relación son igualmente importantes). Un grupo puede aprender a permitir que cada participante contribuya con la posibilidad de crear una solución compartida que todos puedan apoyar.
  • Comprometerse: (el logro de objetivos y la relación son importantes, cada parte cede algo con el fin de lograr un compromiso). El concepto es que todos ceden algo de lo que quieren y nadie consigue todo lo que pretende.
  • Rendirse: (no es importante lograr objetivos ni la relación). Significa que la persona ignora o se rinde ante el conflicto. Se elige este método cuando la incomodidad o la confrontación superan la posible recompensa de la resolución del conflicto.
  • Acomodarse: (lograr objetivos es menos importante que la relación). Acomodarse es una estrategia en la que una parte cede a los deseos o requerimientos de la otra.

 

Formas de ofrecer feedback

Ofrecer feedback es una técnica de conversación que sirve para ofrecer o recibir feedback constructivo (verbal o no verbal). El feedback pretende crear conciencia de los comportamientos y corregirlos cuando sea necesario. Para que el feedback no sea ofensivo, es necesario seguir las reglas (enviar mensajes de YO, criticar los comportamientos en lugar de a la persona, incluir elementos positivos y demás)

Al ofrecer feedback es importante tener en cuenta lo siguiente:

  • Ser muy específicos

El feedback se debe centrar en las tareas, ser claro como el agua e ir al grano. Concretar los comportamientos, reacciones… específicos.

  • Feedback inmediato

Ofrecer inmediatamente el feedback o en el plazo más corto posible después de la situación sobre la que se ofrece el feedback. Si se dejan sin comentar, los problemas se repetirán y se pueden multiplicar en un efecto dominó.

  • Ofrecer feedback en privado

Nunca criticar en público. Incluso los halagos a algunas personas es mejor ofrecerlos en privado, en lugar de señalarlos en un escenario público

  • Acabar con una nota positiva

El objetivo de una crítica constructiva siempre debe ser ayudar a alguien a mejorar y volver sobre errores pasados en tus comentarios de cierre le dejará con una impresión negativa.

  • Centrarse en el comportamiento, no en la personalidad

Centrarse en sus comportamientos (lo que hacen) en lugar de en sus rasgos de personalidad (cómo son).